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Beantragung einer Dienstreise

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sein. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind.

Bei Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und der Fürsorge zu berücksichtigen.

Vor Beginn einer Dienstreise muss diese schriftlich, per Dienstreiseantrag, beim Vorgesetzten beantragt werden. Beim Ausfüllen des Antrages ist unbedingt darauf zu achten, dass alle relevanten Kreuze gesetzt und Felder im Dienstreiseantrag ausgefüllt sind. Die Dienstreise gilt erst dann als genehmigt, wenn der Vorgesetzte die Verfügung (Seite 2 des Dienstreiseantrages) ausgefüllt, das Kreuz bei genehmigt gesetzt und mit Datum unterschrieben hat.

Hier finden Sie das Formular:
dienstreiseantrag.pdf (nur intern abrufbar) (373,6 KB)  vom 05.12.2014

Information and directing for using the form application to authorise a business trip.
help for an appl.to authorise a business trip.pdf (nur intern abrufbar) (669,9 KB)  vom 01.06.2016

Fahrtkosten

Die Dienstreisenden sind, unter Berücksichtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, grundsätzlich in der Wahl der Beförderungsmittel frei. Da nur notwendige Fahrtkosten erstattet werden, sind alle möglichen Fahrpreisermäßigungen auszunutzen.

Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit (z. B. Dienst-Kfz der MLU) genutzt werden kann.

Kosten der Deutschen Bahn

Fahrtkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden nur bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet. Alle möglichen Fahrpreisermäßigungen, insbesondere Sparpreis, sind auszunutzen.

Zugfahrkarten der Deutschen Bahn können über das Reisebüro Reuter bezogen werden oder über das Firmenkundenportal der Deutschen Bahn bahn.business (hierfür bedarf es einer einmaligen Anmeldung über die Reisekostenstelle - alle Infos unter dem Link). Der für die MLU geltende Großkundenrabatt des Landes Sachsen-Anhalt i. H. v. 5% kann nur beim Reisebüro Reuter oder übers bahn.business-Portal in Anspruch genommen werden.

Privat gekaufte Zugfahrkarten ohne den Firmenkundenrabatt von 5% können unter Berücksichtigung des Sparsamkeitsprinzips von der Reisekostenstelle erstattet werden.

Das Formular zur Fahrkartenbeantragung beim Reisebüro Reuter finden Sie hier:
Vordruck Bahn MLU Hochschule 140002.pdf (nur intern abrufbar) (34 KB)  vom 20.03.2015

Nutzung eines privaten Pkw

Bei Benutzung eines Kfz wird eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent je Kilometer, max. 130 Euro pro Dienstreise, gezahlt (§ 5 Abs. 1 BRKG).

Ein erhebliches Interesse an der Benutzung eines Kfz kann nur vor Beginn der Dienstreise und nur durch den Kanzler der MLU festgestellt werden. Eine nachträgliche Feststellung ist ausgeschlossen.

Weitere Erläuterungen finden Sie auch unter den Hinweisen zur Reisekostenabrechnung unter "Wegstreckenentschädigung bei Benutzung eines Kfz".

Flugkosten

Bei Flugkosten werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen und wirtschaftlichen Gründen geboten ist. Dies gilt insbesonders für Inlandsflüge.

Flüge müssen nicht zwingend über das Reisebüro Reuter gebucht werden. Hier besteht die Möglichkeit des Preisvergleichs verschiedener Fluganbieter, im Hinblick auf das Sparsamkeitsprinzip.

Taxi und Mietwagen

Kosten für ein Taxi oder für einen Mietwagen werden nur aus triftigen Gründen erstattet. Eine schriftliche Begründung ist den Unterlagen der Reisekostenabrechnung beizufügen. Hier gilt wieder der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

Triftige Gründe für eine Taxinutzung liegen insbesondere vor, wenn

  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen
  • zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand)
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmitel nicht oder nicht rechtzeitig verkehren
  • Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr (Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel)

Ortunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe für eine Taxinutzung.

Die Kosten eines Mietwagens werden nur erstattet, wenn vor Antritt der Reise triftige Gründe für die Anmietung anerkannt wurden. Vorab ist zu prüfen, ob ein Dienst Kfz zur Verfügung steht.

Urlaub in Verbindung mit einer Dienstreise

Bei Dienstreisen, die mit einem privaten Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen verbunden werden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstandenen Kosten als Fahrtauslagen erstattet. Dabei ist es nicht relevant, ob der Urlaub vor, während oder nach der Dienstreise genommen wird. Es zählt lediglich die Summe der privaten Arbeitstage.

Dies bedeutet konkret, dass bei einem Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen in Zusammenhang mit einer Dienstreise, der Reise ein vorwiegend privates Interesse unterstellt wird, und somit nur noch die Fahrtkosten am Ort des Dienstgeschäfts und zurück erstattet werden. Die Flug- und Fahrtkosten vom Wohnort des Dienstreisenden zum Urlaubsort/Dienstort werden nicht erstattet und sind vom Reisenden selbst zu tragen (§ 13 Abs. 1 BRKG).

Hier finden Sie die diesbezügliche Haushaltsmitteilung 1/2015:
Haushaltsmitteilung 1-2015.pdf (144,8 KB)  vom 21.01.2015

Hotel- und Übernachtungskosten vorab buchen

Für eine notwendige Übernachtung wird ein pauschales Übernachtungsgeld von zurzeit 20,00 Euro gewährt. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie notwendig und unvermeidbar sind.

Nachgewiesene Übernachtungskosten (ÜN mit Beleg) sind bis zu einem Preis von 60,00 Euro pro Nacht ohne Begründung erstattungsfähig.

Übernachtungskosten >60 EUR pro Nacht sind unter Berücksichtigung des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeitsprinzips erstattungsfähig, wenn die Notwendigkeit und Unvermeidbarkeit nachgewiesen und begründet und von der Reisekostenstelle anerkannt wird. Andernfalls wird lediglich ein Betrag von 60 EUR pro Nacht anerkannt und erstattet.

Zu berücksichtigen ist auch die ZUV Info 55/2010
ZUV Info 55.2010 Besteuerung Frühstücks und Übernachtungskosten.pdf (nur intern abrufbar) (156,2 KB)  vom 31.01.2014

Hotelliste mit Sonderkonditionen für Dienstreisen der MLU Mitarbeiter:
MLU Hotels 03.2017 bis 02.2018.xls (nur intern abrufbar) (71,5 KB)  vom 01.02.2017

Hotelliste mit Sonderkonditionen für Dienstreisen der MLU Mitarbeiter ab dem 01.03.2018 bis 28.02.2019
84_Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg Hotels 03.2018 bis 02.2019_18.10.2017.xls (nur intern abrufbar) (87,5 KB)  vom 25.10.2017

Kulturförderabgabe, Bettensteuer, Kuratxe, CityTax usw.Achtung - keine erstattungsfähigen Nebenkosten lt. § 10 BRKG!!!

Die Kulturförderabgabe, auch Bettensteuer, Kurtaxe, CityTax, Beherbergungsabgabe bzw. -steuer oder Übernachtungsabgabe genannt, ist eine Steuer für private Übernachtungen in Hotels und Pensionen, die in zahlreichen Städten erhoben wird.

Bei dienstlich veranlassten Reisen fällt die Steuer nicht an. Es besteht daher reisekostenrechtlich keine Grundlage zur Erstattung gleichwohl gezahlter Steuer. Sie zählt nicht zu den erstattungsfähigen Nebenkosten, da diese Kosten vermeidbar und somit nicht notwendig im Sinne des Bundesreisekostengesetzes sind. Dementsprechend gehört auch eine Kurtaxe zu den nicht erstattungsfähigen Nebenkosten.

Als Nachweis für die berufliche Notwendigkeit der Übernachtung wird in der Regel die Buchung über den Arbeitgeber bzw. die beauftragte Reisestelle und die Rechnungsstellung gegenüber dem Arbeitgeber akzeptiert (Rechnung auf den Dienstherrn ausgestellt). Dies allein reicht in manchen Städten jedoch nicht aus. Da z. B. in Nordrhein-Westfalen der Beherbergungsgast und nicht das Hotel (wie z.B. in Berlin) Steuerpflichtiger ist, muss dieser noch eine Erklärung abgeben, dass die Übernachtung tatsächlich beruflich veranlasst ist. Zur Vereinfachung des Verfahrens wird Ihnen vermutlich ein entsprechender Vordruck beim Ein- oder Auschecken im Hotel zur Unterschrift vorgelegt.

Bitte informieren Sie sich vor Buchung der Unterkunft, ob eine solche Steuer vom Beherbergungsbetrieb erhoben wird und welche Nachweise nötig sind, um auf Ihren dienstlichen Status hinzuweisen. In einigen Städten muss der nötige Vordruck vom Arbeitgeber unterzeichnet sein. Diese Unterschrift müssten Sie dann schon vor Beginn der Dienstreise von Ihrem Dienstvorgesetzen einholen, welcher auch die Dienstreise genehmigt hat.

Bei Fragen rund um das Thema Kulturförderabgabe können Sie sehr gern die Reisekostenstelle kontaktieren.

Hier die aktuelle Übersicht der Städte, die diese Steuer erheben (Quelle des pdf im Internet: DEHOGA; Stand Februar 2017).
Bettensteuer_Generalkarte_0217.pdf (nur intern abrufbar) (206,6 KB)  vom 10.03.2017

Abschlag/Vorschuss & Bargeldrückerstattung

Dienstreisende der MLU können einen Abschlag in Höhe von 80 % auf die zu erwartende Reisekostenvergütung beantragen, sofern diese vorraussichtlich 200 Euro übersteigen wird.

Eine genaue Erklärung zur Beantragung des Abschlags oder zur Rückerstattung von bereits verauslagten Kosten zu einer genehmigten Dienstreise finden Sie hier und im Glossar.

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