Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

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Referat 2.2 - Reisekosten
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Abrechnung einer Dienstreise

Die Reisekostenvergütung wird nur auf schriftlichen (oder elektronischen) Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise gewährt (§ 3 Abs. 1 BRKG). Die Ausschlussfrist beginnt am Tage nach Beendigung der Dienstreise. Nach Ablauf dieser Frist kann eine Reisekostenvergütung nicht mehr gewährt werden.

ZUV Info zur 6 monatigen Ausschlussfrist
ZUV Info 9152012.pdf (nur intern abrufbar) (189 KB)  vom 28.01.2014

Bitte beachten Sie dazu auch die ergänzende Haushaltsmitteilung 6/2014
Haushaltsmitteilung Nr. 6-2014.pdf (184,1 KB)  vom 25.02.2016

Hier finden Sie das Formular für die Reisekostenabrechnung:
Reisekostenabrechnung.pdf (nur intern abrufbar) (167,4 KB)  vom 07.02.2014

Information and direction for using the form travel expenses
help for the travel expenses form.pdf (nur intern abrufbar) (634,4 KB)  vom 01.06.2016

Belegpflicht

Belege zu entstandenen Reisekosten sind grundsätzlich IMMER im ORIGINAL bei der Reisekostenstelle, zusammen mit der Reisekostenabrechnung, einzureichen. Es gilt der Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung "ohne Beleg keine Buchung".

Tagegeld

Dienstreisen innerhalb von Deutschland

Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld.

Das Tagegeld beträgt ab 01.01.2014 auch weiterhin für jeden Kalendertag einer Dienstreise mit einer Abwesenheit von der Wohnung und/oder der Dienststätte von

a) 24 Stunden                                                            =   24 Euro

b) weniger als 24 Stunden, mind. 14 Stunden    =  12 Euro

c) weniger als 14 Stunden, mehr als 8 Stunden  =  6 Euro

Bei einer Abwesenheit von genau 8 Stunden besteht kein Tagegeldanspruch mehr.

Eine Dienstreise von bis zu 24 Stunden, die sich über zwei Kalendertage erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertagder überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als vierzehn Tage, so wird vom fünfzehnten Tage an ein um 50% ermäßigtes Tagegeld gezahlt (§ 8 BRKG).

Hier können Sie das Tagegeld Ihrer Dienstreise selber berechnen und unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung (auch Frühstück im Hotel) angeben. Diese Berechnung kann ausgedruckt werden und der Reisekostenabrechnung beigefügt werden.
Tagegeldberechnung Inland neu 2015.xlsx (nur intern abrufbar) (3,5 MB)  vom 03.06.2015

Achtung Sachbezüge!

Bitte beachten Sie bei der Abrechnung von Tagegeld und der Angabe von unentgeltlich zur Verfügung gestellter Mahlzeiten unser Merkblatt Sachbezüge!

Die Sachbezugwerte für 2017 sind wie folgt:

für ein Frühstück 1,70 EUR, für ein Mittag- oder Abendessen je 3,17 EUR pro Kalendertag.
Merkblatt Sachbezüge 2017 - 17.01.2017 Version 1.pdf (nur intern abrufbar) (292 KB)  vom 15.02.2017

Dienstreisen ins Ausland

Nähere Informationen zur Abrechnung von Dienstreisen ins Ausland finden Sie auf der Seite Auslandsdienstreisen.

Für Reisen ins Ausland gelten die Sätze der allgemeinen Verwaltungsvorschrift über Auslandstage- und -übernachtungsgelder, gültig ab 01.01.2017 bis 31.12.2017.
Auslandstage- Übernachtungsgelder 2017.pdf (2,4 MB)  vom 10.03.2017

Für zurückliegende Auslandsdienstreisen zwischen dem 01.01.2016 bis 31.12.2016 gelten die folgenden Tagegeld- und Übernachtungsgeldsätze.
15-11-10_MF an OL_RdSchr. ARVVwV vom 03.11.2015 mit Anlagen.pdf (679,5 KB)  vom 12.02.2016

Hier können Sie Ihr Tagegeld für die Auslandsdienstreise selber berechnen und unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung (zB. auch Frühstück im Hotel oder Verpflegung bei Tagungen usw.) angeben. Diese Berechnung kann ausgedruckt und der Reisekostenabrechnung beigefügt werden.
Tagegeldberechnung Ausland neu ab 15.10.2015.xlsx (3,5 MB)  vom 24.02.2016

Kürzung Tagegeld bei unentgeltlicher Verpflegung

Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellter Verpflegung werden folgende Beträge vom Tagegeld einbehalten:

  • für ein Frühstück 20% des vollen Tagegeldes
  • für ein Mittagessen 40% des vollen Tagegeldes
  • für ein Abendessen 40% des vollen Tagegeldes

Dies gilt auch für vollwertige Mahlzeiten, die in Fahrt- oder Flugkosten (z.B. Flugzeug) und Übernachtungs- oder Nebenkosten (z.B. Teilnehmergebühr) enthalten sind.

Bei innerdeutschen Dienstreisen werden für ein unentgeltlich bereitgestelltes Frühstück 4,80 EUR, für ein Mittagessen 9,60 EUR und für ein Abendessen 9,60 EUR als Festbetrag vom zustehendes Tagegeld abgezogen.

Bei Tagegeldverzicht muss dies deutlich auf der Reisekostenabrechnung gekennzeichnet sein.

Bei Dienstreisen von genau 8h oder weniger Stunden Abwesenheit steht dem Dienstreisenden kein Tagegeld zu. Hat der Reisende dennoch eine unentgeltliche Mahlzeit erhalten, fällt hier ein Sachbezug an. Siehe Merkblatt Sachbezüge.

Zur Berechnung des Tagegeldes mit Berücksichtigung einer unentgeltlich bereitgestellten Verpflegung helfen die unter dem Punkt 'Tagegeld' bereitgestellten Excel-Formulare fürs In- und Ausland.

Übernachtungskosten

Für eine notwendige Übernachtung wird ein pauschales Übernachtungsgeld von derzeit 20,00 Euro gewährt. Bei amtlich unentgeltlicher Unterkunft wird kein Übernachtungsgeld gezahlt.

Durch Beleg nachgewiesene Übernachtungskosten bis zu einem Preis von 60,00 Euro pro Nacht (ohne Frühstück) sind ohne Begründung erstattungsfähig. Höhere Kosten müssen in jedem Fall schriftlich begründet und die Notwendigkeit und Unvermeidbarkeit für die Reisekostenstelle prüfbar nachgewiesen werden.

Erstattung des Hotelfrühstücks

Wenn Übernachtungskosten die Kosten des Frühstücks einschließen, werden die Frühstückskosten im Rahmen der Hotelkostenerstattung voll erstattet, sofern die Hotelrechnung auf die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg ausgestellt ist (Arbeitgeberveranlassung). Von dem zustehenden Tagegeld werden für das erhaltene Frühstück 20% des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag der Abwesenheit einbehalten (20% von 24 Euro = 4,80 Euro).

Ist die Hotelrechnung nicht auf die MLU ausgestellt, werden nur die reinen Übernachtungskosten erstattet. Die Kosten des Frühstücks müssen aus der Tagegeldpauschale bestritten werden.

Frühstückskosten über 4,80 Euro können nur in tatsächlicher Höhe erstattet werden, wenn die Hotelrechnung zwingend auf den Dienstherrn MLU ausgestellt worden ist. Siehe auch ZUV Info 55/2010.

Achtung! Kulturförderabgabe, CityTax, Bettensteuer usw. gehören zu den nicht erstattbaren Nebenkosten, da diese Kosten vermeidbar und somit nicht im Sinne des Bundesreisekostengesetzes sind. Nähere Informationen finden Sie auch hier.

Fahrtkostenerstattung

Erstattung bei Benutzung von Bahn und ÖPNV

Entstandene Fahrtkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet.

Fahrkarten und Belege sind immer im Original (mit Lochzangenabdruck) der Reisekostenabrechnung beizufügen. Fehlt der Lochzangenabdruck, muss eine Begründung der ungelochten Fahrkarte beigefügt werden.

Erstattung von Flugkosten

Bei Flugbenutzung werden die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen oder wirtschafltichen Gründen geboten war. Die Notwendigkeit von Inlandsflügen muss begründet werden. Inlandsflüge können nur aus wirtschaftlichen Gründen erstattet werden oder wenn die Dienstreise dadurch an einem Arbeitstag durchgeführt werden konnte.

Achtung! Reiserücktrittsversicherungen und Sitzplatzreservierung im Flugzeug beispielsweise werden nicht erstattet.

Erstattung eines Mietwagens

Wenn aus triftigen Gründen ein Mietwagen benutzt wurde, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Die Anerkennung der triftigen Gründe sollte zweckmäßigerweise vor Reiseantritt mit dem Dienstreiseantrag erfolgen.

Erstattung von Taxikosten

Wurde aus triftigen Gründen ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Die triftigen Gründe müssen bei der Abrechnung zwingend schriftlich erläutert und begründet werden.

Triftige Gründe für eine Taxinutzung liegen insbesondere vor, wenn

  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen
  • zwingende Perönliche Gründe vorliegen (zB Gesundheitszustand)
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmitel nicht oder nicht rechtzeitig verkehren
  • Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr (Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel)

Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse sind beispielsweise keine triftigen Gründe.

Wegstreckenentschädigung bei Benutzung eines Kfz

Kleine Wegstreckenentschädigung

Besteht kein besonderes dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten Kfz, werden einheitlich 0,20 Euro je Kilometer gezahlt. Die Zahlung der kleinen Wegstreckenentschädigung ist jedoch auf einen Höchstbetrag von 130 Euro je Dienstreise (= 650 gefahrene Kilometer) begrenzt. Im Schadensfall besteht kein Anspruch auf Sachschadenersatz durch die MLU.

Große Wegstreckenentschädigung

Liegt für die Nutzung eines privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse vor, beträgt die sogenannte große Wegstreckenentschädigung 0,35 Euro je gefahrenen Kilometer (ohne Begrenzug auf einen Höchstbetrag), wobei 5 Cent pro Kilometer als geldwerter Vorteil zu versteuern sind.

Bei der Prüfung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Nutzung eines privaten Kfz muss ein sehr strenger Maßstab angelegt werden. Daher erfolgt die Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses NUR über den Kanzler der MLU, NUR vor Antritt der Dienstreise und NUR im absoluten Ausnahmefall (nach Einzelfallprüfung). Eine nachträgliche Feststellung ist ausgeschlossen.

Hier die ZUV 61/2011 zur kleinen & großen Wegstreckenentschädigung
ZUV 612011 keine & große WE.pdf (nur intern abrufbar) (217,6 KB)  vom 28.01.2014

Abrechnung von Parkgebühren

Bei Benutzung eines Kfz kommen als erstattungsfähige Nebenkosten nachgewiesene Parkgebühren bis zu 5 Euro täglich in Betracht.

Höhere Parkgebühren können nur bei großer Wegstreckenentschädigung, Nutzung eines Dienst-Kfz oder Mietwagens erstattet werden.

sonstige Auslagen - Nebenkosten

Sonstige nachgewiesene und zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen werden als Nebenkosten erstattet.

Erstattungsfähige Nebenkosten sind beispielsweise:

  • Parkgebühren (Erläuterungen siehe oben)
  • dienstlich verursachte Eintrittsgelder (Messe, Tagung, Ausstellung)
  • dienstliche Telefonate, Fax- oder Kopierkosten
  • Teilnehmer- oder Tagungsgebühren

Nicht erstattungsfähige Nebenkosten sind unter anderem:

  • Arzt- und Arzneimittelkosten
  • Reiseausstattung (z.B. Koffer, Taschen)
  • Reiseversicherungen jeglicher Art (Reiseunfall-, Reiserücktritts-, Reisehaftpflicht- und Auslandskrankenversicherung)
  • Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
  • Kosten privater Telefonate und Portogebühren
  • Stadtpläne, Zeitungen, Zeitschriften
  • Reinigungskosten für Kleidung
  • Trinkgelder
  • Geldbußen
  • Achtung!!! Kulturförderabgabe, CityTax, Bettensteuer usw. gehören zu den nicht erstattbaren Nebenkosten, da diese Kosten vermeidbar und somit nicht im Sinne des Bundesreisekostengesetzes sind. Nähere Informationen finden Sie auch hier.

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